Komentář k Metodickému pokynu

Komentář k Metodickému pokynu pro řízení kvality ve služebních úřadech (často kladené otázky a odpovědi) si můžete stáhnout jako brožuru zde (pdf, 451 kB).
 

1. Je skutečně pravda, že při zavádění minimální míry kvality nevzniknou v našem služebním úřadu žádné zvýšené nároky na finanční zdroje? (pdf, 26 kB)

2. Manažera kvality a členy týmu kvality u nás zastávají nad rámec svých činností určení státní zaměstnanci/vedoucí pracovníci. Proč je nutné formalizovat jejich role/vytvářet systemizovaná místa, když po ukončení projektu zavádění kvality tato místa a role zaniknou? (pdf, 32 kB)

3. Náš služební úřad zavedl systém řízení kvality podle normy ISO 9001. Kritéria zlepšování máme v podstatě zavedena. Jsme povinni realizovat všechna "opatření" vyplývající z Metodického pokynu včetně zpracování uvedených výstupů? (pdf, 34 kB)

4. Dle Metodického pokynu si pořadí zavádění kritérií zlepšování můžeme určovat sami. Doporučuje se ale postupovat dle dané číselné řady těchto kritérií? V čem je to pro nás výhodnější? (pdf, 40 kB)

5. Pokud již máme odpovědnou osobu za systém řízení kvality (ISO 9001), musí přesto služební orgán určit další osobu a delegovat na ni pravomoc manažera kvality dle Metodického pokynu? (pdf, 29 kB)

6. Musí mít opravdu každý služební úřad povinně zřízenou pozici / nastavenou roli interního auditora kvality? V Metodickém pokynu a dalších upřesňujících dokumentech se k tomuto informace rozcházejí. (pdf, 34 kB)

7. V Metodickém pokynu se uvádí, že "interní auditor kvality je odpovědný za realizaci plánů auditů kvality, definovaných interními předpisy služebních úřadů a normou ISO 19011". Musí se interní auditor řídit uvedenou normou, i když zavádíme jen minimální míru kvality? (pdf, 32 kB)

8. Proč bychom ještě měli z našeho služebního úřadu posílat účastníky na školení ke kvalitě? Co jim to přinese a co to přinese našemu služebnímu úřadu? (pdf, 37 kB)

9. Jsme povinni zpracovávat v našem služebním úřadu interní projekt pro zavádění minimální míry kvality? (pdf, 36 kB)

10. Nemáme ve služebním úřadu vlastní útvar interního auditu ani jednotlivého interního auditora. Pokud nevyužijeme interního auditora nadřízeného služebního orgánu, kdo by nám jinak mohl realizovat interní vyhodnocení zavedeného systému kvality? Za jakých podmínek? (pdf, 34 kB)

11. Chápu dobře, že interní vyhodnocení zavedení kritérií zlepšování by mělo proběhnout až po dokončení celého procesu, tedy nejpozději do 30. 6. 2022? (pdf, 38 kB)

12. Musíme i v našem služebním úřadu absolvovat krok 10 Metodického pokynu (interní vyhodnocení zavedeného systému řízení kvality),  když náš auditní tým pravidelně 1x ročně provádí interní audit systému řízení kvality v souladu s ISO 9001? (pdf, 29 kB)

13. V souladu s naším zavedeným systémem ISO 9001 jsme pravidelně přezkoumáváni externími audity. Musíme přesto požádat o přezkum/externí vyhodnocení zavedeného systému řízení kvality (krok 11 Metodického pokynu) sekci pro státní službu? (pdf, 36 kB)

14. Můžeme si domluvit se sekcí pro státní službu externí přezkum zavedení kritérií zlepšování ještě před naším interním vyhodnocením těchto kritérií, abychom si byli jisti, že máme vše v pořádku nastaveno? (pdf, 33 kB)

15. Jak je to s možností účasti našeho služebního úřadu v "soutěži o ceny za kvalitu" v České republice? (pdf, 34 kB)

16. Jak máme zpracovat "Plán trvalého zlepšování" v našem služebním úřadu (krok 12 Metodického pokynu)? (pdf, 30 kB)

17. Je možné nějak stručně vysvětlit rozdíly a souvislosti mezi analýzou současného stavu služebního úřadu (krok 7 Metodického pokynu) a dílčími analýzami současného stavu u jednotlivých kritérií zlepšování (viz požadované výstupy)? Dále pak u Kritéria zlepšování 1 mezi "analýzou současného stavu služebního úřadu" v rámci Opatření 1.1 (str. 22 Metodického pokynu) a "analýzou současného stavu služebního úřadu ve všech aspektech jeho řízení a fungování" v rámci Opatření 1.2 (str. 23 Metodického pokynu)? (pdf, 43 kB)

18. Jako jeden ze strategických cílů si stanovujeme "Zavedení systému řízení změn" (tedy KZ 6 dle Metodického pokynu).  Vzhledem k danému termínu zavedení tohoto kritéria do 30. 6. 2022 by však již tento strategický cíl nesplňoval plánovaný horizont 4 - 7 let. Co s tím? (pdf, 34 kB)

19. Není nám zcela jasné, jak uchopit KZ 2 (systém měřitelných cílů)? Také jestli má navazovat na strategii fungování služebního úřadu? Nebo i na strategii věcnou (agendovou)? (pdf, 32 kB)

20. Jak nastavit měřitelné cíle (indikátory) u strategie fungování našeho služebního úřadu, když jsou tyto cíle spíše kvalitativního charakteru a nelze je snadno změřit nějakými "tvrdými" metrikami? (pdf, 36 kB)

21. V našem služebním úřadu máme odpovědnosti a pravomoci řešeny v Organizačním řádu. Předpokládám, že tím máme zavedeno Kritérium zlepšování 3 (Systém odpovědností a pravomocí ve služebním úřadu). Je to tak? (pdf, 35 kB)

22. Kdo by měl být ve služebním úřadu odpovědný za pravidelné (roční) přezkoumávání interního předpisu v souladu s KZ 4 (Systém interních předpisů)? Gestor nebo správce? (pdf, 33 kB)

23. V rámci vzorů interních předpisů zveřejněných sekcí pro státní službu na webu státní služby je na titulní straně dokumentu uvedena kolonka "Verze č.". Co přesně je touto "verzí" myšleno? (pdf, 34 kB)

24. Je na webu státní služby zveřejněn vzor interního předpisu upravující řízení interních předpisů ve služebních úřadech? (pdf, 29 kB)

25. Náš služební úřad se rozhodl využít nabízenou elektronickou aplikaci k prokazatelnému seznamování zaměstnanců s předpisy (eSIAŘ). Kdy bude umožněna její implementace? (pdf, 31 kB)

26. Týká se Systém komunikace ve služebním úřadu (KZ 5) pouze interní komunikace uvnitř služebního úřadu? (pdf, 32 kB)

27. Na webu sekce pro státní službu je uvedeno, že zpracování interního předpisu pro proces řízení podnětů je jednou z možností naplnění KZ 6 (Systém řízení změn). Pokud jsme tento dokument zpracovali, můžeme tedy považovat KZ 6 za zavedené? (pdf, 40 kB)

28. Jsme malý služební úřad, adaptační proces (KZ 8) máme řešený v rámci naší směrnice o vzdělávání nových zaměstnanců. Je to takto dostačující? (pdf, 30 kB)

29. Předpokládáme, že zavedení KZ 9 (Šetření spokojenosti zaměstnanců) již realizujeme tím, že v rámci služebního úřadu děláme řadu dílčích šetření spokojenosti zaměstnanců, například po ukončení různých školení, po odchodu zaměstnance ze služebního/pracovního místa, po realizaci různých společenských akcí atd. Je to tak? (pdf, 37 kB)

30. V jaké časové periodě bychom měli ideálně opakovat Šetření spokojenosti zaměstnanců (KZ 9)? (pdf, 33 kB)

31. Kdy bude ze strany sekce pro státní službu připraven návrh systému benchmarkingu a benchlearningu (KZ 10 Systém partnerství)? (pdf, 31 kB)

32. Bude KZ 10 (Systém partnerství v rámci státní služby) předmětem přezkumu/externího vyhodnocení zavedeného systému řízení kvality sekcí pro státní službu? (pdf, 34 kB)