Skartace a archivace volební dokumentace

zveřejněno dne 19. července 2021

Právní úprava

Jednotlivé volební zákony obsahují ve svých zmocňovacích ustanoveních odkaz na prováděcí vyhlášku pro dané volby, která upravuje postup volebních orgánů při úschově a archivaci hlasovacích lístků a ostatní volební dokumentace.

Následující schéma ukazuje, ve které vyhlášce a v jakém ustanovení lze tuto právní úpravu pro jednotlivé volby nalézt:

• Volba prezidenta republiky
  Vyhláška č. 294/2012 Sb., § 1.

• Volby do Senátu, volby do Poslanecké sněmovny
  Vyhláška č. 233/2000 Sb., § 8.

• Volby do Evropského parlamentu
  Vyhláška č. 409/2003 Sb., § 6.

• Volby do zastupitelstev krajů
  Vyhláška č. 152/2000 Sb., § 10.

• Volby do zastupitelstev obcí
  Vyhláška č. 59/2002 Sb., § 13.
   

Uvedené právní předpisy můžete nalézt v záložce Legislativa - Právní předpisy nebo zde.

Obecná pravidla

Po ukončení hlasování okrsková volební komise zapečetí:

• nepoužité hlasovací lístky (s výjimkou těch, které použije pro sčítání přednostních hlasů),

• nepoužité úřední obálky.
   

Po ukončení sčítání hlasů okrsková volební komise zapečetí:

• stejnopis zápisu o průběhu a výsledku hlasování,

• odevzdané voličské průkazy,

• odevzdané hlasovací lístky,

• odevzdané úřední obálky,

• výpis ze stálého seznamu voličů, případně výpis ze zvláštního seznamu voličů,

• doklad o převzetí výsledku hlasování do dalšího zpracování,

• případný zápis o provedené kontrole.
   

Okrsková volební komise uvedené dokumenty předá spolu s ostatní volební dokumentací do úschovy obecnímu úřadu.

Obecní úřad přebírá veškerou volební dokumentaci s výjimkou jednoho vyhotovení zápisu o průběhu a výsledku hlasování ve volebním okrsku od okrskových volebních komisí.
 

Obecní úřad ponechá pro archivaci 3 sady nepoužitých hlasovacích lístků a protokolárně zničí:

• úřední obálky, tj. všechny obálky, které byly pro účely hlasování opatřeny otiskem úředního razítka obecního úřadu bez ohledu na to, zda byly či nebyly použity,

• použité hlasovací lístky,

• pomocné hlasovací lístky pro sčítání přednostních hlasů a použité pomocné sčítací archy.
   

K protokolárnímu zničení může dojít až

1. po uplynutí 30 dnů ode dne marného uplynutí lhůty pro podání návrhu na neplatnost hlasování, neplatnost voleb nebo neplatnost volby kandidáta (dále jen "návrh na neplatnost"),

2. po uplynutí 30 dnů ode dne marného uplynutí lhůty pro podání ústavní stížnosti proti rozhodnutí soudu o návrhu na neplatnost, nebo

3. po uplynutí 30 dnů ode dne, kdy Ústavní soud nevyhověl poslední podané ústavní stížnosti proti rozhodnutí soudu o návrhu na neplatnost.
    

Dokumentace o finančních nákladech na volby se ukládá odděleně od ostatní volební dokumentace.

Pro volební dokumentaci týkající se konání voleb jsou stanoveny tyto skartační znaky a lhůty:

• A 10 pro:

  • kandidátní listinu/přihlášku kandidáta k registraci,

  • prohlášení kandidáta včetně podkladů ke kandidátní listině a přihlášce k registraci,

  • petici na podporu kandidatury,

  • vzdání se či odvolání kandidatury,

  • rozhodnutí registračního úřadu o registraci kandidátní listiny/přihlášky k registraci,

  • rozhodnutí soudu ve věci registrace kandidátní listiny/přihlášky k registraci,

  • hlasovací lístek (tj. 3 sady nepoužitých hlasovacích lístků),

  • zápisy o výsledku hlasování a vyhlášení výsledků hlasování.

• ​V 5 pro ostatní volební dokumentaci.
   

Po uplynutí skartačních lhůt se postupuje podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a podle vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů.

Postup při volbách, ve kterých se hlasuje i ze zahraničí

Po uplynutí doby stanovené pro ukončení hlasování na území ČR zvláštní okrsková volební komise zapečetí:

• nepoužité hlasovací lístky (s výjimkou těch, které použije pro sčítání přednostních hlasů),

• nepoužité úřední obálky.
   

Po ukončení sčítání hlasů zvláštní okrsková volební komise zapečetí:

• stejnopis zápisu o průběhu a výsledku hlasování,

• odevzdané voličské průkazy,

• odevzdané hlasovací lístky,

• odevzdané úřední obálky,

• výpis ze zvláštního seznamu voličů,

• doklad o převzetí výsledku hlasování do dalšího zpracování.
   

Zvláštní okrsková volební komise uvedené dokumenty předá spolu s ostatní volební dokumentací zastupitelskému úřadu a ten je prostřednictvím Ministerstva zahraničních věcí odešle

1. při volbách do Poslanecké sněmovny Úřadu městské části Praha 1,

2. při volbě prezidenta republiky Ministerstvu vnitra.