K podání žádosti o provedení zápisu o úmrtí a k následnému vydání českého úmrtního listu je nutné předložit následující:

1) Originál (či notářsky ověřenou kopii) amerického úmrtního listu, který musí být opatřen:

• Ověřovací doložkou "Apostille" (k vydání této doložky musíte požádat kancelář "Secretary of State", která je zpravidla vždy v hlavním městě státu, kde došlo k úmrtí. Adresy úřadů vydávajících ověřovací doložku Apostille naleznete na našich webových stránkách.
• Překladem úmrtního listu a apostilní doložky do českého jazyka. Překlad úmrtního listu a Apostille můžete vyhotovit sám/sama. Generální konzulát nevyžaduje překlad vyhotovený oficiálním překladatelem - ověření správnosti překladu provedeme na našem konzulárním oddělení. Překlad vyhotovte buď na počítači nebo na psacím stroji (překlady psané rukou budou vráceny k přepracování).

2) Doklad o státním občanství České republiky zemřelého: 

• Platný občanský průkaz, platný cestovní pas ČR, popř. osvědčení o státním občanství ČR.

3) Formulář: 

• Zápis úmrtí

4) Jiné doklady: 

• Rodný list zemřelého,  popř. oddací list.
• Průkaz totožnosti žadatele (platný cestovní pas, platný občanský průkaz, popř. platné ID USA, nebo řidičský průkaz USA).

5) Poplatky: 

• Vystavení 1. úmrtního listu zvláštní matrikou v Brně je bez poplatku.
• Na GK zaplatíte za ověření kopie amerického úmrtního listu včetně Apostilly (2 strany) a ověření správnosti překladu úmrtního listu včetně Apostilly (za 2 strany) - výše správních poplatků se přepočítává každý měsíc dle platného kurzu Kč k USD. Výše poplatků.

6) Souhlas  se zpracováním osobních údajů

Vystavené dokumenty lze vyzvednout osobně, nebo Vám můžou být zaslány poštou na Vaši adresu zde  v místě bydliště. V případě, že si vystavené dokumenty přejete zaslat poštou, doporučujeme Vám zaslat předplacenou obálku USPS (Priority Express mail předplacenou na 30,45 – USD - USPS Priority Mail Express Flat Rate Envelope - EP13F) s předem vyplněnou adresou, na kterou budeme Vaše dokumenty zasílat.

Pro více informací navštivte webové stránky USPS

Doporučujeme Vám zaslat předplacenou obálku na:

Consulate General of the Czech Republic in Chicago
Consular Department
205 N Michigan Ave, Suite 1680
Chicago, IL 60601

Lhůty pro vyřízení:

·        Sepsaný zápis úmrtí do Zvláštní matriky v Brně je odesílán bezprostředně po doložení všech potřebných dokladů.

·        Zvláštní matrika v Brně vystaví originál úmrtního listu do 30 dnů, ve složitějších případech do 60 dnů.

Důležité:

• Na úhradu správních poplatků zasílejte prosím Money Order nebo hotovost(GK nemůžeme přijímat jako formu úhrady osobní šeky).
• Budete-li žádost zasílat na naše konzulární oddělení poštou, je nutné, aby Váš podpis na shora uvedeném formuláři byl ověřen od místního notáře (při osobním podání provedeme ověření podpisů na našem konzulárním oddělení).
• Pokud požadujete vrátit předložené originály matričních dokladů, prosíme Vás o krátké sdělení na zvláštním listu papíru, které z dokladů Vám mají být vráceny. Tyto Vám budou po zpracování žádosti o po jejich ověření zaslány zpět.
• Vystavený úmrtní list Vám ihned po jeho obdržení z ČR zašleme na Vaši poštovní adresu v USA.
• V případě nejasností můžete kontaktovat konzulární oddělení Generálního konzulátu na tel. 312 861 1037, linka 108 nebo e-mailem: consulate_chicago@mzv.cz.