Pro použití v České republice musí být taková listina opatřena vyšším ověřením (superlegalizací) zastupitelského úřadu ČR, který je akreditován pro stát, jehož orgán listinu vystavil.

Výjimka platí pro listiny vystavené orgány státu:

1.    se kterým má Česká republika uzavřenu příslušnou bilaterální smlouvu. Seznam těchto smluv lze nalézt na webové stránce Ministerstva spravedlnosti ČR  nebo

2.   který je smluvní stranou Haagské úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin  ze dne 5. října 1961 (viz vyhl. MZV č. 45/1999 Sb.).

Pro Českou republiku vstoupila tato úmluva v platnost dnem 16. 3. 1999. Příslušné informace lze nalézt na webové stránce Haagské úmluvy.

Superlegalizace zastupitelským úřadem ČR následuje po vyšším ověření listiny příslušnými orgány a ministerstvem zahraničních věcí daného státu. Pokud žadatel (občan ČR) nemá možnost požádat o tato předchozí ověření přímo cizí úřady, může se obrátit na příslušný zastupitelský úřad ČR, který mu poskytne informace, jak má dále postupovat. Seznam jednotlivých zastupitelských úřadů je možno nalézt na webových stránkách www.mzv.cz

Je-li stát, jehož orgán listinu vydal, smluvní stranou Haagské úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin ze dne 5. října 1961, provádí konečné ověření listiny formou tzv. apostily příslušný orgán tohoto státu. Bližší informace o tom, který orgán je příslušný k vydání apostilní doložky poskytne zastupitelský úřad ČR nebo místní úřady daného státu. Informace lze též najít na webových stránkách www. hcch. net

Oddělení legalizace může opatřit cizí doklad vyšším ověřením pouze tehdy, je-li  vydáván nebo jeho pravost ověřena zastupitelským úřadem akreditovaným pro Českou republiku a oddělení legalizace disponuje podpisovými vzory a vzory otisků úředních razítek nebo pečetí tohoto zastupitelského úřadu. Poté je tento doklad opatřen vyšším ověřením oddělení legalizace. Za tento úkon je vyměřován správní poplatek ve výši 600,- Kč, který se vybírá v kolkových známkách (k dostání na každé pobočce České pošty, a.s.).

Výjimku z povinnosti vyššího ověřování listin vydávaných diplomatickými zástupci nebo konzulárními úředníky stanoví Evropská úmluva o zrušení ověřování listin vyhotovených diplomatickými zástupci nebo konzulárními úředníky, přijatá Radou Evropy dne 7. 6. 1968 v Londýně, která byla publikována  sdělením MZV č. 287/1998 Sb. a příslušné informace lze nalézt  na webové stránce Rady Evropy . Tato výjimka se týká rovněž listin vydaných nebo potvrzených příslušnými cizími zastupitelskými úřady, pokud byla uzavřena bilaterální konzulární úmluva. Seznam těchto bilaterálních úmluv lze najít na webové stránce Ministerstva spravedlnosti ČR.

Před podáním žádosti o ověření listiny se žadatelům doporučuje přesně zjistit druh dokladů vyžadovaných českými úřady. Oddělení legalizace si vyhrazuje právo omezit počet jednorázově přijímaných dokumentů dle aktuální vytíženosti oddělení (obvykle do 5-ti ověření). Osobní přítomnost žadatele, resp. osoby, na jejíž jméno je doklad vystaven, není nutná. V případě většího počtu dokumentů doporučujeme žadatelům předem se telefonicky domluvit s oddělením legalizace.

Legalizace dokumentů v poštovním styku:

Ověření listin lze provést i na základě písemné žádosti zaslané v poštovním styku. Žadatel zašle  listinu s příslušným předchozím ověřením a průvodní dopis k ověření předmětné listiny, v němž uvede:

• stát, ve kterém bude listina použita,
• svoji přesnou adresu, na kterou má být listina doručena,
• telefonní číslo, event. e-mailovou  adresu,
• přiloží (nevylepuje) potřebný počet kolkových známek: 600, - Kč za ověření jednoho dokumentu (cizozemské listiny, které jsou vystaveny nebo jejichž pravost je ověřena příslušným velvyslanectvím cizího státu).