Matriční události občanů ČR (narození, úmrtí, sňatek), ke kterým došlo v cizině, je třeba zapsat do zvláštní matriky. Zápis se provádí na základě žádosti. Žádost se podává v zahraničí u zastupitelského úřadu ČR podle místa trvalého bydliště žadatele v zahraničí, případně v ČR u matričního úřadu podle posledního trvalého bydliště v ČR. Z důvodu nutnosti ověření podpisu žadatele se žádost podává osobně. Na území Rakouska je k přijetí žádosti příslušné Velvyslanectví ČR ve Vídni a Honorární konzuláty ČR Linz, Salzburk, Graz, Wattens a Klagenfurt.

K žádosti o zápis úmrtí (vystavení českého úmrtního listu) se předkládají níže uvedené doklady:

1. zápis o úmrtí (formulář k dispozici na velvyslanectví);

2. rakouský (cizozemský) úmrtní list, úplný výpis z matriky s úředním překladem do jazyka českého;

3. protokol o ohledání v případě, že bylo připojeno potvrzení úřadu cizího státu o tom, že úmrtní list nebyl vydán;

4. doklad o státním občanství ČR zemřelého;

5. český rodný, resp. oddací list zemřelého;

6. doklad o pohřbu nebo zpopelnění;

7. lékařská zpráva - list o prohlídce mrtvého, byla-li provedena zdravotní nebo soudní pitva - písemné oznámení lékaře;

8. průkaz zdravotní pojišťovny nebo doklad prokazující, u které zdravotní pojišťovny v ČR je zemřelý registrován.

Doklady ad 4) až ad 8) se předloží, jsou-li k dispozici.

Předložení úmrtního listu nelze prominout. Nelze-li úmrtní list obstarat, lze ve výjimečných případech úmrtní list nahradit lékařskou a policejní zprávou o úmrtí. Státního občana ČR může prohlásit za mrtvého pouze soud ČR. Zápisy do knihy úmrtí zvláštní matriky v Brně se na základě soudního rozhodnutí o prohlášení za mrtvého neuskutečňují.

Doklady potřebné k provedení zápisů matričních událostí jsou součástí dokumentace zvláštní matriky v Brně, žadatelům se nevracejí. Doporučujeme proto předkládat úředně ověřené kopie originálů dokumentů (úředně ověřenou kopii nebo tzv. vidimaci dokumentu provede za poplatek notář nebo náš úřad). Úřední doklady vydané rakouskými úřady, opatřené úředním podpisem a razítkem, mají důkazní moc veřejných listin na území ČR, a nemusí být ověřovány, musí však být opatřeny úředním překladem do českého jazyka (seznam akreditovaných tlumočníků v Rakousku naleznete TADY).

Žádost o zápis matriční události do Zvláštní matriky v Brně podléhá správnímu poplatku.

Případné dotazy mohou být zodpovězeny na telefonních číslech +431 899 58 154 nebo +431 899 58 155.