Elektronický systém spisové služby

Elektronický systém spisové služby (zde v textu zkratka "ESSS", národní standard používá zkratku "eSSL") je informační systém pro odbornou správu dokumentů a pro elektronické vedení spisové služby. Takový program musí zajišťovat evidenci elektronických i listinných dokumentů. Pojem odpovídá anglickému označení "Electronic Document and Record Management System", EDRMS.

ESSS musí zejména:

• evidovat příjem, označování, evidenci, rozdělování a oběh, vyřizování, odesílání a ukládání dokumentu
• zaznamenávat informace o všech operacích s dokumentem (transakční protokol)
• spravovat metadata o dokumentu
• vytvářet SIP balíčky pro elektronické skartační řízení

Podrobnosti funkcí elektronického systému spisové služby stanovuje zejména:

• Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění zákona č. 190/2009 Sb.,
• Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby,
• Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, vyhlášený Ministerstvem vnitra na základě zmocňovacího ustanovení § 70 odst. 2 Zákona o archivnictví a spisové službě – jedná se o adaptovaný a přeložený mezinárodní standard MoReq2^[1]

Od roku 2027 je povinností veřejnoprávních původců mít atestovaný elektronický systém spisové služby. Do té doby mohou využívat neatestovaný systém. Přehled atestovaných ESSS bude zveřejněn na stránkách Ministerstva vnitra.

Příklady aplikací

• GINIS Standard nebo GINIS Express od společnosti Gordic spol. s r.o.^[2]

• Spisová služba WISPI od společnosti Bach systems s.r.o.^[3]
• e-spis od společnosti ICZ a.s.^[4]

• TESS Online - elektronická spisová služba^[5]

• Dobrá spisovka

Reference