Úvodní stránka

Nejčastějším problémem, který při provádění kontrol na místě evidujeme je, že příjemce dotace nemá k dispozici v místě realizace kompletní dokumentaci k projektu v originálech a v aktuálním znění (např. pracovní smlouvy, nájemní smlouvu, zadávací dokumentaci, smlouvu o dílo, nabídky od dodavatelů, předávací protokoly…), případně dokumenty doložené v systému MS2014+ nejsou v souladu s dokumenty předloženými kontrolní skupině (např. změna kontaktních/odpovědných osob, názvu společnosti, místa realizace …).

Z pohledu výběrových řízení/veřejných zakázek se často setkáváme s tím, že příjemce dotace nemá správně vedenou veškerou komunikaci s potenciálními účastníky, tzn. nedoloží komunikaci v rámci dodatečných informací či dotazy z prohlídky místa realizace nejsou s příslušnými odpověďmi uveřejněny na profilu zadavatele. Dále nedoporučujeme, pokud to opravdu není nezbytně nutné a zadavatel k tomu nemá relevantní důvod, např. s ohledem na kompatibilitu, aby byl do zadávací dokumentace a jejich příloh definován předmět plnění pomocí odkazu na konkrétní názvy a značky, čímž by mohlo případně dojít k diskriminaci potenciálních dodavatelů, a tedy omezení okruhu dodavatelů, kteří se do výběrového řízení/veřejné zakázky (dále jen „VŘ/VZ“) mohou přihlásit. V souvislosti s technickou specifikací se zadavatelé dostávají do úzkých i přesným nastavením konkrétní hodnoty požadovaného parametru místo uvedení např. minimální, maximální hodnoty, či rozsahu ve kterém je zmíněný parametr akceptovatelný. Pozornost doporučujeme věnovat i při nastavování hodnotících kritérií. Je potřeba, aby bylo hodnotící kritérium srozumitelně charakterizováno, tzn. co přesně bude hodnoceno a v jakých konkrétních jednotkách. Závěrem je potřeba zmínit i problematiku střetu zájmů, kdy by nemělo docházet k tomu, že zadavatel a dodavatel jsou ekonomicky propojené subjekty. Vždy je tedy potřeba postupovat v souladu s aktuální verzí Pravidel pro výběr dodavatelů, resp. Zákonem o zadávání veřejných zakázek účinných v den zahájení VŘ/VZ či objednávky zboží, služeb nebo stavebních prací (v případech kdy nebylo nutné VŘ/VZ realizovat).

Co se týká finanční části projektu příjemci dotace opomíjejí účtovat o majetku, příjmech a výdajích souvisejících s projektem na zvláštních analytických účtech, uvádět čísla projektu na fakturách či veškeré potřebné údaje na výpisech z bankovního účtu a výdajových dokladech (např. variabilní symbol, číslo účtu dodavatele…). Dále dochází ke špatnému zařazení výdaje do schválené rozpočtové položky při jeho nárokování v žádosti o platbu (investiční versus neinvestiční výdaje, stroje a zařízení versus stavební práce), chybnému přepočtu způsobilých výdajů, které jsou v zahraniční měně, údaje uvedené na fakturách nebývají v souladu s podklady pro fakturaci a vystavení faktury (DUZP), případně úhrada faktury po termínu pro ukončení projektu. U projektů s rozpočtovou položkou mzdy a pojistné doporučujeme dbát zvýšenou pozornost při vyplňování dokumentu Výkaz práce – Rozpis mzdových nákladů a dovolené, aby hodnoty v něm uvedené odpovídaly mzdovým listům, výkazům práce, pracovním smlouvám a informacím schváleným v podnikatelském záměru. Dochází často k chybě, kdy hrubá mzda je vyplňována včetně odměn a náhrad za dovolenou či dochází ke špatnému propočtu v souvislosti s částečnými úvazky. Vždy je potřeba se řídit zněním Rozhodnutí o poskytnutí dotace a jeho příloh.